En collaboration avec Florence Allot, senior manager Risk Advisory.

Parmi les nombreuses conséquences du virus Ebola, les entreprises chinoises ont fortement réduit leur présence en Afrique, divisant par deux le nombre de ressortissants chinois dans les pays touchés. En France, les effets commencent aussi à se faire sentir, par exemple au sein de l’activité portuaire, qui subit de plein fouet l’interruption de nombreux projets. Face à la multiplication des cas et à l’inquiétude croissante, les entreprises sont résolument concernées. Pour celles qui ne seraient pas encore bien préparées, les plans de continuité de l’activité et les simulations de crise doivent être au point.

En effet, l’augmentation exponentielle du nombre de fièvre hémorragique à virus Ebola au Liberia, en Guinée et en Sierra Leone, ainsi que de nouveaux cas exportés ayant donné lieu à une transmission limitée en Espagne et aux Etats-Unis, préoccupent très fortement la communauté internationale et les populations de pays jusqu’à ce jour non affectés par le virus. Stigmatisation, peurs disproportionnées, mesures et réactions inappropriées associées à la crainte de la contagion sont autant d’enjeux dans la lutte contre la maladie…

Les entreprises peuvent être particulièrement impliquées dans ces sujets. Au-delà de leurs responsabilités concernant la protection des employés, notamment dans le cadre de déplacements internationaux, les employeurs pourraient aussi avoir à gérer des réactions locales dans des pays aujourd’hui encore préservés.

Il n’est ainsi pas à exclure la stigmatisation d’un employé au retour d’un des trois pays affectés, l’inquiétude de salariés ayant été au contact d’un cas potentiel voire avéré, le retrait d’une situation de travail au motif qu’elle présenterait un péril imminent et grave pour sa vie ou sa santé, le refus de prendre les transports en commun ou de participer à des évènements, ou encore d’occuper des postes en contact avec le grand public, etc…

Première piste : réactiver les plans de continuité d’activité déjà élaborés

Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont été amenées à réaliser des plans de continuité pour faire face à la menace de pandémie grippale. Tout ou partie des mesures anciennement établies peut être réutilisé et adapté dans le cadre de l’épidémie à virus Ebola.

Ces plans anticipaient notamment la gestion d’un absentéisme massif, en identifiant les activités clés de l’entreprise, caractérisant les temps d’interruption maximum admissibles, recensant les postes essentiels et les ressources minimales nécessaires et prévoyant la formation des personnes et/ou l’acquisition de capacités. Il s’agissait aussi d’élaborer des éléments de langage à destination des employés, et de sensibiliser sur les pratiques à adopter pour prévenir les risques infectieux.

Par ailleurs, certains matériels de prévention ont pu être acquis ou des organisations spécifiques ont pu être mises en place, comme le travail à distance, une communication dédiée (information régulière sur les risques, politiques de voyages…). Globalement, il faut surtout être en mesure de réagir correctement si un événement se produit au sein de l’entreprise, via une approche fondée sur le risque, souple et flexible.

Deuxième aspect : tester les plans et les procédures par la simulation

A l’instar de l’exercice grandeur nature annoncé par la ministre chargée de la Santé, impliquant les SAMU de chaque département et les 12 établissements de santé de référence (ESR) habilités à prendre en charge les cas possibles ou confirmés de maladie à virus Ebola, les entreprises peuvent mener des simulations pour se préparer aux risques qu’elles encourent.

Par des exercices de crise réguliers, les entreprises vont tester leurs plans, leurs procédures et entraîner leurs équipes dans un environnement sous contrôle, s’assurant ainsi d’une bonne préparation à des évènements indésirables, attendus ou inattendus.

Les simulations de crise permettent en effet de mettre les membres d’une organisation en situation, via une animation par des experts externes et internes, autour d’un scenario cadré et organisé au préalable. Le but est de déceler les points faibles et de définir les axes d’améliorations.

La simulation vise ainsi plus particulièrement à tester le dispositif de gestion de crise (organisation de la cellule de crise et fonctionnement) et les procédures de réponse (capacité de l’organisation à répondre à un ou plusieurs risques particuliers, et à mettre en œuvre les procédures d’urgence et de management de la continuité d’activité).

Traditionnellement approchées sous un angle technique, il est dorénavant admis que les simulations sont un élément clé du processus d’intégration, de formation et de sensibilisation dans le cadre de la norme ISO 22301. Elles doivent donc être globales et impliquer l’ensemble des membres de la direction pour apporter une assurance raisonnable que l’entreprise est en capacité de répondre à des évènements inattendus. Les simulations vont par ailleurs permettre de clarifier les besoins en ressources et de s’assurer que le personnel dispose des compétences nécessaires, tout en favorisant l’engagement des équipes.

Ainsi, grâce à une bonne préparation à la gestion des risques de rupture de continuité et des crises, les entreprises pourront mieux se prémunir et réagir face aux situations sensibles.

Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à nous contacter.