Pour les DSI, le challenge est de plus en plus complexe : en effet, ils doivent gérer en parallèle des exigences très fortes sur la transformation, la flexibilité, les niveaux de services et les projets, mais également réduire les coûts d’investissement et de fonctionnement. Face à ces enjeux, ils se retrouvent souvent dans des situations de dépenses non planifiées, liées à la conformité en matière de licences logicielles et aux audits réalisés par les éditeurs.

Il faut souligner que la pression de ces audits est croissante, dans la mesure où les éditeurs sont de plus en plus nombreux à procéder à des vérifications, mais aussi parce que des méthodologies et outils toujours plus sophistiqués sont mis en œuvre pour identifier les non-conformités. Par ailleurs, ces audits s’inscrivent dans un environnement contractuel délicat, évolutif et propre à chaque éditeur et produit. Or, les dépenses non planifiées qui peuvent en découler induisent des charges significatives pour l’entreprise.

Les causes de cette situation ? Une gouvernance inappropriée, des processus non efficaces, une organisation inadaptée, des difficultés de détection des changements (contrats, conditions de licences et impacts sur le SI) et des écueils dans la mise en œuvre de mécanismes de gestion des actifs logiciels transverses à l’ensemble des métiers de l’informatique.

En réponse à ces risques, de nombreuses entreprises lancent des démarches et programmes de gestion des actifs logiciels (ou SAM, pour Software Assez Management), avec pour premier objectif la conformité aux conditions de licences logicielles. Malgré certaines initiatives, comme l’installation d’outils de mesure des déploiements logiciels (outils SAM), la mise en conformité et le maintien dans le temps de cette conformité aux conditions de licences reste une tâche ardue pour de nombreuses entreprises, désemparées face à la rencontre de deux éléments majeurs : des modèles de licensing évolutifs et des technologies et systèmes d’information eux-mêmes également en constante évolution.

Dans de nombreux pays, plus matures que la France sur ce sujet, des vagues massives d’installation de solutions technologiques SAM ont été observées. Mais alors que la situation SI des entreprises change toutes les heures, et en raison de la distribution des responsabilités sur les processus impliqués (stratégie SI, gestion des contrats, achats, projets, gestion des demandes, infrastructure, production, support…), ces projets finissent en demi-succès. En effet, ils ne permettent pas de mettre l’entreprise à l’abri des risques, ni d’autofinancer le projet, de générer le retour sur investissement attendu et d’optimiser la gestion des actifs logiciels en rationalisant les dépenses correspondantes.

Les limites de la « toute-automatisation »

Le mode de fonctionnement généralement adopté par les entreprises consiste à créer un réseau de licensing managers et à mettre en œuvre, dans la mesure du possible, une centralisation des données relatives au licensing, outillée par une ou plusieurs solutions technologiques. Néanmoins, la « toute-automatisation » montre ses limites et ne produit pas tous les avantages attendus pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, les zones grises du licensing rendent l’interprétation et le jugement nécessaires pour évaluer des situations de risque. Ensuite, de nombreux processus plus ou moins matures ou outillés – comme la gestion de la demande, l’installation des logiciels, la gestion de l’infrastructure ou les choix stratégiques et technologiques – sont impliqués. Les limites technologiques des solutions actuellement disponibles sur le marché ne permettent pas de traiter 100 % des cas. Et enfin, les évolutions fréquentes du licensing et du paysage des systèmes d’information de l’entreprise génèrent des impacts difficiles à appréhender par des outils ou des individus non totalement spécialisés dans le domaine.

C’est dans ce contexte qu’une approche hybride doit être implémentée. Elle doit bien évidemment s’appuyer sur l’automatisation et les outils analytics pour permettre une démarche proactive de gestion en fournissant un socle solide de données et une visualisation synthétique de ces dernières. Mais il convient aussi d’apporter différents éléments de jugements et de flexibilité à cette approche. La clé réside donc dans l’adaptabilité aux éléments changeants du SI, de l’organisation et du licensing, et donc dans la mise en œuvre de processus SAM.

Autant d’éléments qui ne peuvent être apportés que par de l’humain et des processus appropriés, afin de tirer au mieux parti des outils existants et de gouverner à la fois les aspects stratégiques et les zones grises de la gestion des actifs logiciels. Cette solution a l’avantage de prémunir l’entreprise contre des risques de non-conformité tout en optimisant les dépenses logicielles au juste nécessaire et en alignement avec la stratégie SI de l’entreprise. Il n’est pas question ici de s’outiller pour réaliser des audits à la demande, mais bien de définir et mettre en œuvre organisation et processus pour réaliser l’ensemble de la chaîne de valeur du SAM. Une approche hybride permet donc de disposer d’inventaires fiables, d’identifier les besoins, de réaliser des prévisions et budgets et de gérer efficacement sa relation avec l’éditeur, de manière continue et pérenne.

Certains se poseront peut être la question du besoin d’investir dans des outils, processus et ressources humaines pour gérer ses actifs logiciels, à l’heure du cloud et des services associés. Mais justement, les modifications technologiques et de licensing induites (consommation en temps réel et non plus installation puis mesure) induisent des besoins nouveaux en termes de processus et outils de mesure pour continuer à ajuster les dépenses au nécessaire.

L’approche SAM doit donc être pensée dans sa globalité, alignée sur les processus de l’entreprise, afin de réaliser des économies, maximiser la valeur produite par les logiciels pour l’entreprise, réduire les risques de non-conformité, réduire les risques relatifs à la sécurité du SI par la connaissance fine des logiciels et versions installés et assurer l’alignement stratégique du SI dans le temps.

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