En collaboration avec Antoine Oliveau, Associé Conseil, Banque de détail. 

Il y a aujourd’hui dans notre façon de travailler quelque chose qui semble contradictoire. Cela se répercute sur le bien-être et la productivité de nombreux salariés, avec différentes manifestations : manque de motivation, diminution de l’efficacité, augmentation du stress… En fait, nous voyons que la société change, tandis que les modèles organisationnels des entreprises restent traditionnels. Il est grand temps de passer aux nouveaux modes de travail, pas parce que c’est un effet de mode, mais parce qu’il s’agit d’une nécessité et d’une démarche bénéfique qui fait ses preuves.

« Adopter de nouveaux modes de travail ? Plus facile à dire qu’à faire » pense-t-on de prime abord. Par quoi commencer, est-on sûr que cela sera efficace, quels seront les ratios bénéfices / coûts ? Il est vrai qu’une pléthore de tendances est à l’œuvre, il est donc difficile de s’y retrouver. De plus, on associe davantage ce type de démarche innovante avec l’univers des GAFA (Google, Apple, Facebook et Amazon), alors qu’en réalité, ce n’est pas l’apanage des géants de la tech et des startups. Aujourd’hui ce sont aussi les entreprises « classiques » qui prennent cet enjeu à bras le corps.

Culture, processus, espaces physiques, outils : différentes dimensions sont à l’œuvre

Ce qui fait toute la complexité de la mise en œuvre de nouveaux modes de travail, c’est que le sujet se trouve à mi-chemin entre le capital humain, la sphère immobilière et la transformation digitale. Alors qu’aujourd’hui les acteurs appréhendent séparément ces aspects, il est plus efficace d’adopter une approche holistique de ces problématiques.

En effet, les enjeux relatifs à l’adoption de nouvelles pratiques touchent à la fois à la culture des entreprises et des personnes, à la structure organisationnelle et aux processus, aux espaces physiques et aux outils. Or, dans de nombreux pays, nous sommes passés d’un schéma patriarcal à un modèle plus communautaire, axé sur la collaboration entre les parties prenantes. Ceci rejaillit dans le monde professionnel, sur les pratiques des individus comme sur leurs attentes en termes de structure, processus et outils.

Malheureusement, beaucoup d’acteurs pensent qu’il suffit de changer les outils, par exemple via l’acquisition de nouveaux logiciels plus collaboratifs, pour satisfaire les collaborateurs et faire bouger les pratiques. C’est effectivement un levier important, qui peut avoir un impact fort sur le travail. Mais le tout n’est pas d’avoir l’instrument… Il faut aussi savoir le choisir, en faciliter l’adoption, en optimiser l’utilisation, et pouvoir le faire évoluer en fonction des besoins.

C’est donc une mutation profonde que les organisations doivent effectuer, mais sans recette magique, puisqu’il faut se transformer en accord avec sa propre culture plutôt que dupliquer ce qui se fait ailleurs.

Identifier des axes clés sur lesquels focaliser les efforts

La mise en place de nouveaux usages doit répondre à des axes critiques vécus dans l’entreprise. Parmi les points les plus récurrents et les plus problématiques se trouve la question du mieux vivre ensemble, avec par exemple le cas des réunions, dont l’utilité et l’efficacité sont souvent contestées. En effet, selon différentes études, 75 à 80 % des cadres s’ennuieraient en réunion, voire se demanderaient pourquoi ils y participent et quelle est leur valeur ajoutée. Le phénomène a même donné naissance à un mot-valise dans le vocabulaire anglophone : le meetnapping, contraction de meeting et kidnapping.

Le volume, la durée et la qualité des réunions sont donc en jeu. Dans la mesure où il ne peut être question de mettre fin à une pratique nécessaire, comment aborder cet écueil ? Le temps est un premier levier : horaires dédiés, quotas de réunions à ne pas dépasser… En complément, plusieurs solutions ont été développées afin de dynamiser les contributions. Mais l’amélioration peut aussi passer par l’espace, en pensant les bureaux de manière à ce qu’ils encouragent l’échange informel.

Ce type de mise en œuvre favorise en outre la coopération, qui est l’autre grand sujet des organisations, car c’est un aspect déterminant pour la créativité et la performance. Le courrier, les mails, le téléphone ou le réseau social d’entreprise sont déjà à disposition des collaborateurs, mais on veut aujourd’hui aller plus loin en organisant concrètement la localisation des équipes en proximité physique.

On observe aussi une réflexion croissante sur le thème du management. La tendance est à la dilution du rôle des échelons intermédiaires, dans le but de libérer l’initiative des salariés et redonner du sens à l’action de chacun. Il serait cependant faux de croire que le manager va perdre en importance, car il constitue une fonction clé, en tant qu’accompagnateur du changement et développeur de talents.

Apprendre à faire mieux autrement devient urgent

Lorsque le taylorisme s’est répandu, c’est parce qu’il avait fait la preuve de son efficacité en offrant de nouvelles pratiques pour répondre à l’évolution des techniques et des besoins dans le contexte de l’industrialisation. Aujourd’hui, nous expérimentons à nouveau une forte période de transition – d’aucuns diront même que la transition devient notre standard. Pour certains, ce mouvement est le fruit de la digitalisation ; pour d’autres, c’est le résultat d’un contexte plus volatil et incertain ; d’autres encore diront que c’est un pendant de l’économie collaborative. Ce qui est sûr, c’est que nos façons d’apprendre, de penser, d’agir et d’interagir, et bien entendu de travailler en sont transformées.

De même qu’avec le taylorisme, l’adoption de nouvelles approches permet d’observer des gains concrets : chez un acteur bancaire, c’est un nouveau campus pour optimiser les coûts immobiliers, offrir davantage de flexibilité et renforcer la coopération et l’innovation ; chez un acteur du secteur de l’assurance, c’est une réduction de 18 % du temps de traitement en back office grâce à une démarche de socialisation des processus ; chez un spécialiste de la gestion de l’énergie, c’est une nouvelle plateforme de CRM qui permet de réduire de 70 % la durée moyenne du cycle de résolution d’un problème commercial… En plus des avantages liés à la performance ou à la réduction des coûts, c’est aussi l’impact sur le bien-être des collaborateurs et la propension à attirer de nouveaux talents qui compte. Les entreprises ne peuvent donc passer à côté de cette question, qui est au cœur de la transformation des organisations.

Parce que ce sujet devient urgent, nous avons recensé les pratiques aujourd’hui à l’œuvre dans les entreprises sur l’évolution des modes de travail, et les avons synthétisées en six tendances. Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à nous contacter.