5 facteurs pour réussir votre projet de Process Mining

Le Process Mining est un procédé pour découvrir, surveiller et améliorer les processus tels qu’ils s’exécutent réellement en extrayant les connaissances des logs disponibles dans les systèmes d’information.

A travers son enquête 2021 sur le Process Mining, Deloitte a souhaité établir un guide pratique pour les organisations qui prévoient ou mènent des initiatives de Process Mining. 97 % des entreprises utilisant déjà cette technologie novatrice à l’échelle mondiale prévoient d’étendre leur initiative. En développant cette approche dans toutes les entités du groupe, 84% des sondés sont d’accord ou fortement d’accord pour dire que ces initiatives offrent de la valeur.

Toutefois, la réussite de ce projet repose sur la mise en place de principes forts rendant la transformation possible. Nous avons mis en exergue cinq facteurs clés permettant de faciliter un déploiement prospère du Process Mining au sein des organisations.

L’alignement des Métier et de l’IT

L’un des premiers facteurs clés de succès d’une initiative de Process Mining est l’alignement inter départemental, pour 55% des participants au  sondage. Le déploiement de cette technologie par les organisations nécessite l’implication des parties prenantes concernées, à savoir les entités IT et Métier.

Dans les entreprises, les initiatives de Process Mining sont généralement menées par les départements Métier ou par des équipes inter fonctionnelles (36%). Il est rare que ces projets soient initiés et pilotés uniquement par des départements IT : seul 9% d’après notre enquête. En règle générale, les directions informatiques sont plutôt chargées de missions telles que la construction d’une infrastructure de Process Mining évolutive et sécurisée, l’intégration de l’architecture et des connexions au système source ou encore des travaux de backend (l’actualisation, le chargement, la modélisation et l’extraction des données).

Néanmoins, 19 % des personnes interrogées déclarent que des équipes inter fonctionnelles effectuent également une partie du travail de backend. Ces entreprises adoptent donc des approches hybrides et ouvrent la voie à une nouvelle ère de l’excellence opérationnelle.

Selon l’enquête, les projets pilotés par l’IT sans adhésion des équipes Métier rencontrent le plus de difficultés et ont la plus forte probabilité d’échec, principalement en raison de l’écart d’objectifs métiers.

Des cibles claires et des hypothèses de valeur définies

La définition claire de la cible et des hypothèses de valeur du Process Mining est essentielle pour la bonne configuration de la solution au sein d’une organisation. Il s’agit d’un facteur clé de réussite pour 47% des sondés.

Une organisation qui se lance dans une initiative de Process Mining doit délimiter une feuille de route et définir les principaux objectifs de cette technologie. Cela passe par une identification des problématiques actuelles auxquelles l’outil devra apporter des solutions. On recommande donc d’avoir des critères mesurables qui permettront d’établir une adoption réussie.

Il est encore fréquent d’observer des entreprises voulant mener une approche exploratoire sur un périmètre très large sans objectifs précis (compréhension de goulots d’étranglement, confirmation par la data de dysfonctionnements pressentis par les équipes, etc.). Il est préconisé de concevoir des cycles d’observation et de feedbacks sur une durée maximale de trois mois, en se fixant un objectif précis pour permettre des réétalonnages itératifs. Ainsi, 18% des répondants indiquent que la définition des objectifs stratégiques est un facteur clé de succès lors de la mise en œuvre du Process Mining.

La qualité et la transformation des données

La qualité des données est primordiale dans le déploiement de Process Mining selon 51% des sondés. Face à l’augmentation des volumes de données issues des applications sources, l’analyse des données est essentielle. Elle permet de tirer des enseignements et d’actionner les bons leviers de transformation. Lors de l’implémentation du Process Mining, il est donc indispensable de réaliser un travail de mise en qualité des données en amont, afin de discerner des tendances et des « patterns ».

La procédure de transformation, réalisée à 62% par les départements IT, consiste à collecter, extraire, transformer puis uniformiser les données. Néanmoins, ce procédé génère des défis d’une envergure croissante tels que la modification, le déplacement voire la suppression de données ou encore la granularité temporelle. On peut aussi observer un aplatissement des données d’événement, qui in fine peut entraîner des problèmes de convergence et de divergence, c’est-à-dire que les événements sont involontairement dupliqués ou que les causalités se perdent.

De ce fait, les entreprises doivent s’assurer que les données soient accessibles, exhaustives et valides. Les équipes en charge du déploiement de Process Mining doivent avoir une excellente compréhension des systèmes en interne ou a minima identifier les ressources en mesure d’apporter cette compréhension. Elles détiennent l’expertise nécessaire à la fois pour extraire et transférer les données qui reflètent avec précision les éléments réels du processus de manière correcte. Selon des experts, il est recommandé de valider les données le plus tôt possible.

L’engagement des dirigeants avec un sponsorship fort

Mettre en œuvre le Process Mining, travailler avec la technologie au quotidien et inscrire une approche d’optimisation des processus dans l’ADN d’une entreprise nécessite un engagement et un plaidoyer de la direction.

Les participants au sondage citent l’engagement du leadership comme l’un des cinq principaux facteurs de succès du Process Mining (42%). La mobilisation des supérieurs permet également de réduire la réticence des utilisateurs face à la mise en place de nouvelles initiatives. Les dirigeants portent indirectement la responsabilité de faire accepter ce changement aux collaborateurs, afin qu’ils apprennent à voir cette technologie novatrice comme une opportunité.

Ces sponsors du projet peuvent également accélérer la prise de décision, c’est-à-dire en allouant plus de moyens et de ressources dédiées. En effet, l’implémentation du Process Mining dans une entreprise impose d’actionner simultanément plusieurs leviers transformationnels, davantage à la portée de dirigeants.

Les disponibilités des ressources dédiées

Afin de déployer le Process Mining au sein d’une organisation, il convient de posséder une expertise spécifique ainsi que des compétences techniques, idéalement dédiées au sujet. Selon 38% des répondants, la disponibilité des ressources dédiées représente un facteur clé de réussite dans l’adoption de cette approche novatrice. Les entreprises avec les plus grandes initiatives de Process Mining sont celles qui ont construit de manière proactive et systématique les compétences et les structures nécessaires en interne.

66 % des personnes interrogées déclarent qu’il est important d’avoir d’excellentes compétences analytiques, suivies des compétences en ingénierie des données (data engineer) à 38 %. Posséder une expertise en Lean Six Sigma ainsi que des compétences en leadership peut également s’avérer utile.

Le manque d’expertise nécessaire au sein de l’équipe Process Mining représente l’un des défis majeurs auxquels sont confrontés les organisations.

La structure d’organisation recommandée est la mise en place d’un comité d’excellence, à savoir une équipe dédiée au projet de déploiement du Process Mining. La mobilisation de ces experts permettra de garantir la réussite des projets et établir un véritable alignement entre les Métier et l’IT.

L’étude de Deloitte 2021 sur le Process Mining a présenté cinq facteurs clés de réussite pour déployer cette approche novatrice dans les organisations. L’implémentation de cette technologie offre un vrai levier d’optimisation des processus. Les facteurs clés de succès du Process Mining résident dans la capacité de l’entreprise à cadrer ce projet et à définir un déploiement maîtrisé afin de tirer pleinement partie de cette approche. Pour découvrir les autres enseignements qui ressortent de cette étude, cliquez ici.